Het omgaan met sollicitanten
Er is een sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling die voldoende waarborgen bevat voor het correct omgaan met sollicitanten. De meeste personeelsfunctionarissen hanteren deze gedragsregels ook.
Type arbeidscontracten
In het aanstellingsbeleid kan geregeld worden in welke gevallen contracten voor bepaalde tijd of tijdelijke aanstellingen mogelijk zijn. De ondernemingsraad voorkomt daarmee willekeur en krijgt tegelijkertijd zicht op het vóórkomen van deze contracten. Ook het hanteren van min-max- en oproepcontracten kan op deze wijze worden geregeld. Naarmate er meer gebruik wordt gemaakt van standaardcontracten komen ook onderwerpen als overplaatsingen, opzegtermijnen en andere via het contract geregelde arbeidsvoorwaarden onder het aanstellingsbeleid.
Gelijke behandeling
De wetgever verwacht van de ondernemingsraad dat deze waakt voor discriminatie en zich inzet voor gelijke behandeling. Het aanstellingsbeleid is een goede gelegenheid om hier inhoud aan te geven. Bijvoorbeeld door toe te zien op een goede klachtenregeling voor sollicitanten die zich op grond van geslacht, etnische afkomst of seksuele geaardheid gediscrimineerd voelen. Maar ook door het arbeidsbureau in te laten schakelen bij het zoeken naar kandidaten voor vacatures.
Positieve discriminatie bij sollicitanten
Ook de bevordering van de inschakeling van gehandicapte en/of allochtone mensen is een specifieke taakopdracht die de Wet op de ondernemingsraden geeft; artikel 28, lid 3). Beide doelgroepen zijn onderwerp van extra wetgeving die ook de werkgever een opdracht geeft. Voor de gehandicapten is dat de Wet Arbeid Gehandicapte Werknemers (WAGW) die ervan uitgaat dat tenminste 5% van het personeel uit gehandicapte werknemers zou moeten bestaan. Er zijn subsidies en regelingen die het (her)plaatsen van gehandicapte werknemers ook financieel aantrekkelijk maken.De Wet Bevordering Evenredige Arbeidsdeelname Allochtonen (WBEAA) verplicht de werkgever tot het nastreven van een personeelsbestand dat een evenredige afspiegeling vormt van de in zijn regio voorkomende achterstandsgroepen. Om dat doel te bereiken moet de werkgever een taakstellend werkplan en een jaarverslag maken. In het aanstellingsbeleid kan de raad ernst laten maken met beide doelstellingen. Onder meer door aandacht voor het aantrekken van kandidaten via het arbeidsbureau.
Aanstellingskeuringen
Met ingang van 1 januari 1998 zijn aanstellingskeuringen wettelijk verboden tenzij de functie specifieke risico’s met zich meebrengt die een keuring op die persoonskenmerken objectief noodzakelijk maakt. De ondernemingsraad kan zowel via het aanstellingsbeleid als via het contact met de arbodienst invloed uitoefenen op het omgaan met aanstellingskeuringen.
Loopbaanbeleid
Een regeling met betrekking tot het aanstellingsbeleid kan ook een goede gelegenheid zijn om meer kansen te creëren voor doorstroming van medewerkers naar andere en hogere functies. Het is inmiddels min of meer gebruik dat het eigen personeel met voorrang in aanmerking komt voor vacatures. Dat kan worden vastgelegd in het aanstellingsbeleid. Om te voorkomen dat interne kandidaten worden afgewogen tegen externe kan er worden vastgelegd dat er pas externe werving plaatsvindt als er geen geschikte interne kandidaten voorhanden zijn. Dat veronderstelt een interne vacaturemelding vóór het plaatsen van een advertentie of het inschakelen van het arbeidsbureau. Bij het loopbaanbeleid gaat het niet alleen om kansen op hogere functies maar ook om dezelfde of een soortgelijke functie op een andere werkeenheid of locatie. Er zijn mensen die na kortere of langere tijd behoefte hebben aan een verandering van werkplek en het openvallen van een vacature kan daar een prima gelegenheid voor bieden.
Re-integratie van gehandicapte medewerkers
Langdurig zieke medewerkers dreigen af te vloeien naar de WAO tenzij de werkgever een aangepaste werkplek kan aanbieden. Sommige vacatures kunnen zo’n langdurig zieke de mogelijkheid bieden toch aan het werk te blijven, al dan niet met bij- of omscholing. In het aanstellingsbeleid kan voorrang gegeven worden aan reïntegratie van arbeidsongeschikten zelfs boven andere interne kandidaten.
De toepassing van het instemmingsrecht
Een voorgelegd instemmingsverzoek kan betrekking hebben op één of meerdere delen van het aanstellingsbeleid of het geheel bestrijken. Gebruikelijk is dat organisaties beschikken over een nota ‘Werving en selectie’ waarin wordt geregeld hoe om te gaan met de vervulling van opengevallen vacatures. Daarin kunnen zowel de omgang met sollicitanten, het voorrangsbeleid, de selectieprocedure als het arbeidscontract geregeld zijn. Maar in principe kan elke regeling met betrekking tot (een deel van) het aanstellingsbeleid voor de OR aanleiding zijn om één van bovengenoemde aspecten erin te betrekken. Belangrijk is dat de raad zijn hand niet ‘overspeelt’ en nauwkeurig afschat hoe graag de bestuurder de voor instemming voorgelegde regeling wil realiseren.
Het belang van een visie van de OR
Als eerste stap moet de ondernemingsraad een eigen visie ontwikkelen over alle bovenstaande aspecten. Hoe zwaar trekken wij aan het interne loopbaanbeleid, hoeveel belang hechten wij aan het aantrekken van meer allochtone medewerkers, wat vinden wij van de manier waarop tot dusver de aanstellingskeuringen worden gedaan? Deze en andere soortgelijke vragen bepalen de visie van de raad op het huidige en het gewenste aanstellingsbeleid in de eigen onderneming. Op basis van deze visie kan de OR vervolgens een voorgelegd instemmingsverzoek met betrekking tot het aanstellingsbeleid beoordelen.
Hulpmiddel bij het ontwikkelen van een OR-visie op het aanstellingsbeleid in de eigen organisatie:
Stap 1: Probeer door discussie onderlinge overeenstemming te krijgen over de vraag of de te onderscheiden aspecten in de eigen onderneming goed geregeld zijn:
-
omgaan met sollicitanten ja/nee
-
type arbeidscontracten ja/nee
-
gelijke behandeling ja/nee
-
positieve discriminatie gehandicapte sollicitanten ja/nee
-
positieve discriminatie allochtone sollicitanten ja/nee
-
aanstellingskeuring ja/nee
-
loopbaanbeleid ja/nee
-
reïntegratie gehandicapte medewerkers ja/nee
Stap 2: Bereik overeenstemming over de mate waarin de negatief beoordeelde aspecten moeten worden aangepakt.
Onderwerpen die weliswaar niet goed geregeld zijn, maar door de OR-leden niet als belangrijk worden ervaren, komen onderaan. Aspecten die de raad heel graag verbeterd wil zien, bovenaan.Zo ontstaat er een visie in de vorm van een prioriteitstelling.
De basis
Als er sprake is van een voorgenomen besluit ten aanzien van een regeling met betrekking tot het aanstellingsbeleid kan de OR zich eenvoudig beroepen op het instemmingsrecht op basis van artikel 27, lid 1, punt e van de Wet op de Ondernemingsraden. Maar dat is niet genoeg bij de verkenning van de kracht van de eigen standpunten. Er bestaat immers steeds het risico dat de bestuurder bij tegenwerking van de raad van de voorgenomen regeling afziet en misschien mist de OR daarmee een goede kans om eigen wensen te verwezenlijken!
Het is dus belangrijk de basis van de eigen standpunten nader te onderzoeken. Dat kan gebeuren met behulp van de volgende drie invalshoeken:
Welke argumenten zijn er?
Welke argumenten heeft de ondernemingsraad om de eigen wensen kracht bij te zetten? Geeft de CAO een bepaalde richting aan, zijn er autoriteiten of maatschappelijke bewegingen die de beweringen kunnen ondersteunen of zijn er ontwikkelingen in de organisatie die duidelijk maken dat het zó en niet anders moet?
Wat vindt de achterban?
Wat vindt de achterban ervan? Is er onvrede in de organisatie die de OR kan gebruiken als ondersteuning van zijn wensen, zijn er mensen die bereid zijn achter de OR-visie te gaan staan? Naarmate de or-leden niet alleen namens zichzelf maar ook namens anderen spreken zal de bestuurder eerder geneigd zijn naar de mening van de raad te luisteren.
Wat wil de bestuurder bereiken?
Wat wil de bestuurder verwezenlijken? Waar liggen zijn prioriteiten, welke problemen wil hij oplossen? Begrip van de achterliggende belangen kan de OR helpen bij het zoeken naar overeenstemming en het voeren van het overleg.
De doelstelling van de OR
Als de ondernemingsraad op bovenstaande wijze de eigen positie heeft verkend wordt het tijd om ook één of enkele concrete doelstellingen te formuleren. Wat willen we nu precies bereiken? Maar ook: Wat zijn we bereid daarvoor in te leveren? Sommige punten wegen nu eenmaal zwaarder dan anderen. Als de raad op alle onderdelen even zwaar inzet, is de kans groot dat de bestuurder de voorgenomen regeling zal intrekken of met succes vervangende instemming bij de kantonrechter zal halen. Bij het bepalen van de eigen doelstellingen komt het nodige realisme kijken. Wat lijkt haalbaar, wat minder, wat zeker niet? Bij dit proces kan het zijn dat de OR onaanvaardbare punten tegenkomt. Zaken, waarvan op voorhand vaststaat dat deze, als ze in de voorgelegde regeling gehandhaafd blijven, zullen leiden tot het onthouden van de gevraagde instemming. Dat kan en het is alleen maar goed als de raad zich dit vooraf realiseert. De gekozen doelstellingen hebben dan ook alleen een interne betekenis. Ze zijn niet bedoeld om te verspreiden onder de achterban. Het is vooral voorbereiding op het overleg met de bestuurder.
De werkwijze
Nadat de OR duidelijkheid en interne overeenstemming heeft gekregen over de na te streven doelstellingen is het tijd om met elkaar de strategie te bepalen. Hoe pakken we het aan? Met behulp van de verkenning van de eigen argumenten, de mening van de achterban en de veronderstelde belangen bij de overlegpartner, moet het mogelijk zijn afspraken te maken over hoe de OR gaat overleggen. De Wet op de Ondernemingsraden verplicht de raad om tenminste eenmaal te overleggen met de bestuurder alvorens wel of geen instemming te geven. Dat overleg is noodzakelijk om invloed uit te oefenen op de voorgelegde regeling.
Onduidelijkheden
Mogelijk zijn er nog enkele onduidelijkheden in het voorgelegde te nemen besluit. Die moeten het eerst worden opgehelderd. Het overleg zal dan ook om te beginnen gericht zijn op het verkrijgen van extra informatie. Als duidelijk is wat de bestuurder nu precies van plan is, begint het eigenlijke overleg. De ondernemingsraad maakt met behulp van argumenten zijn twijfels en bezwaren duidelijk. Daarbij is het van belang nog geen standpunten te kiezen maar duidelijk te maken waar de raad bezorgd over is en tegelijkertijd te onderzoeken hoe dat bij de bestuurder ligt. Als dit overleg leidt tot bijstellingen of aanvullingen van de voorgelegde regeling moet dit ook worden vastgelegd, bij voorkeur in de voor instemming aangeboden regeling zelf, desnoods in de notulen van de overlegvergadering.
Balans opmaken
Als er duidelijkheid is over wat er wel en niet veranderd kan worden in de regeling, is het tijd voor de raad om in eigen kring de balans op te maken en te bepalen of er wel of geen instemming wordt gegeven. Er is geen tussenweg. Het onthouden van instemming moet worden beargumenteerd, zodat de bestuurder in staat is alsnog een gewijzigd instemmingsverzoek voor te leggen.Als de bestuurder dat wenst, moet de ondernemingsraad zijn beslissing in de volgende overlegvergadering kenbaar maken.
Zowel bij het geven als het onthouden van instemming laat de bestuurder de raad zo spoedig mogelijk weten welk besluit hij heeft genomen en met ingang van wanneer de uitvoering zal volgen.
De afwerking
Alleen door de definitieve regeling te vergelijken met het voor instemming voorgelegde concept én met eventuele in het overleg besloten wijzigingen, kan de OR vaststellen of de bestuurder zich houdt aan de verleende instemming. Als er sprake is van inhoudelijke verschillen moet de raad zich afvragen of er geen nietigheid moet worden ingeroepen. Nietigheid is ook aan de orde als de bestuurder ondanks het niet verkregen hebben van instemming de regeling toch doorvoert.
Laatste overleg
Omdat de nietigverklaring een vrij zware stap is die bijna steeds leidt tot een gang naar de bedrijfscommissie, eventueel kantonrechter, is het goed daarvóór nog een laatste overleg met de bestuurder in te lassen. Hierin kunnen partijen proberen alsnog met elkaar tot overeenstemming te komen.
Controle
Ook bij lopende regelingen moet steeds worden gecontroleerd of ze in de praktijk worden uitgevoerd. Als er structurele afwijkingen geconstateerd zijn is er misschien sprake van een wijziging van regeling die aan de raad behoort te worden voorgelegd.
