Je zoekt iemand voor ondersteuning bij een bepaald project. Dan is het toch wel erg handig als een leverancier weet of je verwacht dat dit één of vijf dagen per week gaat kosten.
Je wilt een koffiemachine voor je medewerkers. Dan is het toch wel erg handig als een leverancier weet of je aan 'prijscategorie-Senseo' zit te denken of aan een professionele espressomachine.
Drie voorbeelden
Drie voorbeelden van waarom het in een inkooptraject wenselijk is om aan te geven wat iets ongeveer mag gaan kosten. De leverancier weet dan beter wat de verwachting is, of hij die kan invullen en waar hij zijn offerte op moet richten. En als opdrachtgever krijg je geen offertes waar je niet op zit te wachten.
Een veel gehoord bezwaar is dat die leverancier zijn offerte dan zal toerekenen naar het genoemde budget en je misschien wel veel te veel gaat betalen. Maar zolang er in concurrentie wordt uitgevraagd (dus je krijgt meerdere offertes), is dat geen bezwaar. Een leverancier zal dan altijd scherp en concurrerend aanbieden, want anders mist hij de opdracht aan iemand die dat wel doet.
En ja, dat zal wel ongeveer rond de prijs zijn die je genoemd hebt, maar dat is blijkbaar ook het kwaliteitsniveau dat je zoekt. Een auto van € 50.000 is nu eenmaal een heel andere auto dan een auto van € 5.000.
Bespaar je leverancier en jezelf dus veel tijd en moeite en vertel een leverancier dus vooral wél wat je budget is.
*Joost Lucassen heeft brede inkoopervaring, opgedaan bij tal van organisaties. Momenteel is hij Accounthouder inkoop & accounthouder ICT bij gemeente Voorschoten. Daarnaast is hij docent bij Nevi en doet hij (op projectbasis) inkoopopdrachten. Zijn blogs schrijft hij op persoonlijke titel.
