Flexibiliteit en transparante communicatie
Vijf jaar lang deed Amie van Woudenberg, Assistent Professor bij Hogeschool van Amsterdam, onderzoek naar hybride werken op kantoren, vooral op gebied van samenwerking. Zo ondervond ze dat mensen die vaak op afstand werken informele interacties op kantoor missen, zoals spontane gesprekken of momenten van samenwerking in de wandelgangen. ‘Dit kan leiden tot een gevolg van isolatie’, zegt ze.
Dit vraagt om meer dan alleen technologie. Het gaat om cultuur en leiderschap”
Organisaties zijn volgens Van Woudenberg vaak niet voorbereid op deze consequenties van hybride werken. Zij kijken te weinig naar de behoeften van teams en individuele medewerkers en dat leidt volgens de onderzoeker tot inefficiëntie. ‘Dit vraagt om meer dan alleen technologie. Het gaat om cultuur en leiderschap.’
Flexibiliteit is hierin het sleutelwoord. Niet alleen qua werkplekken, zegt Van Woudenberg. Ook FM’ers en leidinggevenden moeten zich open en flexibel opstellen om de behoeftes van werknemers in kaart te brengen. Zo pleit Van Woudenberg bijvoorbeeld voor een mix van open werkplekken, stiltezones, vergaderruimtes en ontspanningsruimtes, maar ook voor regelmatige check-ins en transparante communicatie met medewerkers om te zorgen dat de kantoorruimtes blijvend op hun behoeften aansluiten.
Diversiteit in werkplekken en vergaderruimtes
Just Eat Takeaway.com voegde eind 2024 twee kantoren samen in Enschede, naast het internationale hoofdkantoor in Amsterdam De in Enschede gevestigde medewerkers werken nu samen onder één dak, waardoor de bezettingsgraad is gestegen. Om te zorgen voor een juiste balans in samenwerking tussen teams op kantoor én thuis, zet het bedrijf zich in voor een doordachte verdeling en diversiteit van werkplekken en vergaderruimtes.
‘Er is geïnvesteerd in een mix van grotere vergaderzalen voor teammeetings, kleinere overlegruimtes en phone booths’, zegt Arjan Bosgraaf, FM’er van Just Eat Takeaway.com van locatie Enschede. ‘Alle ruimtes zijn voorzien van alle benodigde apparatuur voor geconcentreerd bellen en korte overleggen.’
Ook koos het bedrijf voor open kantoorvloeren, maar met een indeling in kleinere groepen. Dit creëert openheid en verbondenheid in een knus en overzichtelijke setting. ‘Hierdoor voelen collega’s zich niet overweldigd door een grote, onpersoonlijke ruimte.’ Hier heeft de kantine ook aan bijgedragen: die fungeert niet alleen als plek om te lunchen of om koffie te halen, maar ook als informele ontmoetingsplek.
Productiever door community
Techbedrijf Miro trok begin 2025 in het gloednieuwe hoofdkantoor Miro100 in het Edge Stadium in Amsterdam. Op basis van een co-creatieontwerp is het kantoor ingedeeld in verschillende neighbourhoods met grote open ruimtes voor bijeenkomsten en op maat gemaakte en aanpasbare dividers, zodat in de toekomst kan worden ingespeeld op veranderende behoeftes.
De neighbourhoods zijn een resultaat van intern onderzoek naar de behoeftes van medewerkers: 98 procent van hen koos voor deze opzet, bleek uit de studie. Communitybuilding is dan ook de focus van Miro in het kantoor. 'Het gaat vooral om de service die we erbij leveren. De koffievoorzieningen, de lunch; het zijn momenten en plekken waar mensen elkaar kunnen ontmoeten’, aldus Wilco Poppelier, Global Lead Workplace Strategy & Projects bij Miro.
Mensen die vroeger maar een paar keer per maand naar kantoor kwamen, zijn nu frequenter op kantoor”
Volgens Poppelier is het nieuwe kantoor een stimulans voor werknemers om meer naar kantoor te komen dan voorheen. Zo ziet hij dat ‘mensen die vroeger maar een paar keer per maand naar kantoor kwamen, nu frequenter op kantoor zijn. Dat maakt dat ze meer sociaal contact hebben en dus blijer zijn.’ En, argumenteert hij, ook productiever.
Of dat laatste daadwerkelijk zo is, is lastig te meten. Toch start Miro een volgende interne analyse, dit keer gericht op er een verschil in productiviteit en efficiëntie te zien is in locaties met hoge aanwezigheid versus locaties met lage aanwezigheid.
