Een slank, beige gebouw met een ingang in de vorm van, tja, een treurig kijkende smiley? Het gebouw van ASN (23.980m2) is onmisbaar vanaf het Jaarbeursplein in Utrecht. En waar tot voor kort het logo van de Volksbank en daarvoor die van de SNS op het gevel pronkte, is daar nu de onmiskenbare eekhoorn van de ASN Bank te zien.
Op 1 juli 2025 is de Volksbank en al haar bankmerken officieel hernoemd tot de ASN Bank. Dat vraagt nogal wat van de facilitaire dienst: niet alleen het logo op de gevel, maar de hele look and feel van het pand moest daarmee op de schop.
Klap op de vuurpijl is dat er óók nog een verhuizing aan zit te komen, van de Croeselaan 1 naar Croeselaan 15. Laat de nummering je niet bedriegen, want dat is letterlijk naast het huidige pand. Daarom is de restyling van ASN niet overal in het kantoor doorgevoerd. Een tactische keuze van de facilitaire dienst. Tijd voor een bezoek.
We moeten simpeler, sneller en slimmer gaan werken”
Scherper aan de wind varen
‘We moeten simpeler, sneller en slimmer gaan werken’, zegt Suzette van der Zanden, directeur Facilitair Bedrijf bij ASN en al bijna twintig jaar actief in het vakgebied. Ik ben bij haar aangeschoven in een spaarzaam aangeklede kantoorkamer, met achter mij een printer en voor mij een dicht gordijn. Zo prachtig als de entreezone van het gebouw is, met een verdiepinghoog eekhoorn logo op een trap, zo sober is dit zijkamertje van de kantoorruimtes van de facilitaire dienst.
Van der Zanden kampt met twee grote uitdagingen: de aanstaande verhuizing en andere business teams door de reorganisatie, wat erop neerkomt dat veel werknemers van de bank nu op de locatie in Utrecht willen werken. Dat brengt vragen met zich mee. Hoe zorgt ASN dat de ruimte zo efficiënt mogelijk wordt ingezet zodat teams dagelijks een passende plek kunnen vinden? En hoe ziet de werkplekomgeving eruit nu teams opnieuw worden samengesteld?
‘Normaal kijken we naar de standplaats van een werknemer om de werkplek te bepalen,’ zegt ze, ‘maar als iemand wisselend in Utrecht en Den Bosch wil werken, moeten we twee werkplekken maken. Dat kan natuurlijk niet.’ Een flexibele schil aanhouden om de reguliere vlekken heen is ook geen optie. ‘Ga maar na hoeveel ruimte je dan overhoudt, want niet iedereen is alle dagen op kantoor.’
Hoewel er van ruimtegebrek geen sprake is op het kantoor in Utrecht – op de 2.600 FTE's van ASN staan er 1.500 werkplekken klaar, waarvan dagelijks gemiddeld 400 vrij zijn – hangt er zo middenin Utrecht wel een prijskaartje aan die ruimte. ‘En laten we eerlijk zijn: de transformatie naar ASN wordt niet gedaan omdat het financieel zo goed gaat met de bank. Daarom kijken we hoe we scherper aan de wind kunnen varen.’
Samenwerkposter
De restyling naar ASN betekent dus veel meer dan alleen nieuwe logo’s, het anders opnemen van de telefoon en nieuwe collega’s. Ook het hybride huisvestingsconcept moet op de schop. Dat concept is nu gebaseerd op ‘Het Nieuwe Werken 2.0’, waarbij werknemersprofielen bepalen wat iemands ideale werkomgeving is.
‘Het is dan de bedoeling dat een werknemer niet op een werkplek kampeert, maar meebeweegt’, zegt Van der Zanden. ‘We zien nu door de verandering in de organisatie en veel nieuwe collega’s dat niet iedereen bekend is met dit concept en toch een plek claimt.’
Met data uit de samenwerkposter hopen we het gebouw gemakkelijker te kunnen indelen”
Van der Zanden en haar team werkt daarom samen met HR aan een samenwerkposter: een document opgedeeld in acht overlegmomenten over bijvoorbeeld activiteiten, bereikbaarheid en gezondheid. ‘De poster wordt door HR ingezet om samen met teams afspraken te maken over wanneer zij op kantoor willen zijn’, vertelt ze. ‘Met die data hopen we het gebouw gemakkelijker te kunnen indelen.’
Waar dat toe moet leiden? Een passende ruimte voor de teams die willen werken op kantoor, maar ook een duurzame inzetbaarheid van het kantoor. Door flexibel om te gaan met het toewijzen van een ruimte, worden ‘gaten’ voorkomen en dat bevordert de sociale cohesie. Ruimtes die dan niet worden gebruikt, kunnen worden afgeschakeld.
Agile werkplekken
Verdiepingen afschakelen klinkt als een no-brainer. Als er geen schoonmaak, catering en verwarming nodig is, bespaart de organisatie flink op overheadkosten. ‘En het doet wat met sociale cohesie’, zegt Van der Zanden. ‘Onze medewerkers komen gemiddeld één keer per week naar kantoor. Het gebeurt dan regelmatig dat iemand op die dag op de zevende verdieping in zijn of haar eentje zit, terwijl op de lagere verdiepingen ook ruimte is. Dat doet wat met je ervaring van op kantoor werken.’
Afschakelen is helaas makkelijker gezegd dan gedaan. ASN werkt tot nu toe met domeinen, bestaande uit een of meerdere teams die samen hun werkplekken indelen – en dus claimen. ‘Zo’n domein zet een soort hek om een cluster werkplekken’, zegt Van der Zanden. ‘Als zij er alleen op dinsdag en donderdag zijn, staan die plekken de rest van de week leeg, terwijl elders in het pand misschien krapte wordt ervaren.’
Je kiest je stoelen en het systeem bepaalt waar er nog plek is. Net als een theateropstelling”
Om afschakelen mogelijk te maken, moeten de normale vlekken dus worden losgelaten. Door met de samenwerkingsposter inzichtelijk te maken welke teams wanneer komen, kan per dag een ideale indeling worden gemaakt op zo min mogelijk verdiepingen. ‘Net als een theateropstelling’, zegt Van der Zanden. ‘Je kiest je stoelen en het systeem bepaalt waar er nog plek is.’ Pas als een verdieping vol is, wordt uitgeweken naar een andere.
Van teams wordt dus verwacht dat ze flexibeler met hun werkplekken omgaan. Tegelijk wordt het systeem star omdat medewerkers vooraf moeten vastleggen wanneer zij naar kantoor komen. Van der Zanden knikt: ‘Dat is een gevolg. Daarover zullen de teams met elkaar het gesprek moeten voeren. Bovendien gaan we eerst experimenteren. Stel het nieuwe systeem werkt niet, dan gaan we in het nieuwe pand door op het oude systeem.’
Digitalisering
Met dit experiment hoopt ASN twee vliegen in een klap te slaan: een duurzamere werkomgeving en gehoor geven aan de roep van werknemers om meer samen te zitten. ‘Om daar antwoord op te geven, moeten wij als FM’ers ook flexibeler worden.’ Bijvoorbeeld in het faciliteren van sfeer. Ga maar na: als teams dagelijks van werkplek wisselen, kunnen zij een vlek niet ‘eigen’ maken. Of toch wel?
‘We willen graag dat onze afdelingen papierloos zijn’, zegt Van der Zanden. ‘Daardoor voorkom je dat iemand wat achter laat. Dat betekent ook geen doelen op post-its op de wand, of een geboortekaartje van het kind van een collega.’ Het alternatief? Narrowcasting. ‘We willen de schermen gaan aanpassen op het team dat op een bepaalde dag daar zit.’
In het nieuwe pand wil de FM-afdeling digitalisering nog verder doorvoeren, vooral als het gaat om het gemak van medewerkers te bevorderen. Zo speelt de smartphone een grote rol in het dagelijks leven, maar nog niet in onze dienstverlening. ‘Alles gaat nu via de laptop, zoals het aanmelden van bezoekers, lunch bestellen en vergaderkamers reserveren. We gaan onderzoeken hoe zulke zaken meer via de telefoon kunnen.’
Verschuiving in FM
Volgens Van der Zanden kunnen FM’ers hier veel verder in gaan. Hun kijk op het vak moet dan ook verschuiven. ‘Onze focus is het leveren van gemaksdiensten, waarbij het gedrag van medewerkers daar vanzelfsprekend op volgt. Bijvoorbeeld het opruimen van een werkomgeving: hoe maken wij als FM een omgeving dat vraagt om ‘schoon’ gedrag? Die mindset moeten we met elkaar doorvoeren.’
Dat betekent ook dat het vakgebied vaker over haar eigen grenzen moet kijken. Pas als andere afdelingen snappen wat FM voor de organisatie betekent, kan het gedrag worden beïnvloed. ‘Wij starten binnenkort met een campagne à la how do they do it?’, zegt Van der Zanden. ‘Wij geven medewerkers een kijkje in de keuken van FM: hoe komen wij tot een werkplekconcept? Waar baseren wij dat op?’
Dát wil ik bereiken: begrip voor de keuzes die wij als FM maken. Het nieuwe pand is daar een uitgelezen kans voor”
Dat is nodig, zegt ze, omdat facilitaire diensten vaak voor lief worden genomen totdat er iets mis is. Een kijkje onder de motorkop maakt medewerkers bewust dat FM meer is dan alleen een bureau en een broodje. ‘Dát wil ik bereiken: begrip voor de keuzes die wij als FM maken. En het nieuwe pand is daar een uitgelezen kans voor. Nieuwe stofjes, nieuwe stoelen, nieuwe bureaus: stuk voor stuk keuzes die door ons worden gemaakt, waar veel afweging aan vooraf gaat. FM heeft er veel in te winnen als we dat aan medewerkers duidelijk maken.’
Het nieuwe multi-tenant pand aan de Croeselaan 15 wordt in augustus 2026 opgeleverd. ASN is de grootste huurder en trekt er vanaf 1 januari 2027 in.
