Ik sta met mijn collega Anne Tjon-A-Toe voor De Knoop, het rijkskantoor aan de Croeselaan in Utrecht waar diverse directies van de Belastingdienst een werkplek hebben. Aan de overkant van de straat torent het weelderige Wonderwoods, maar wij verkeren ons op een betonnen vlakte. Rechts van ons staat de spiegelende kolos van de Rabobank en voor ons de lappendeken van zonwering en verdiepingshoge ruiten van de Belastingdienst. Uitnodigend is het nog niet.
Dat verandert zodra we naar binnen gaan. Een open ruimte verwelkomt ons en na de nodige incheck bij de receptie en toegangspoortjes, worden we onthaald door een prachtig atrium: het Rijksontmoetingsplein. Boven ons hangt een kunstwerk van lichtarmaturen die langzaam op en neer deinzen. Eromheen zijn trappen die werknemers naar hun werkplekken en vergaderruimtes nemen, veel ervan met uitzicht op dit atrium.
Hier worden wij onthaald door Sandra Brunia, aspectmanager (Hybride) Werkomgevingen bij de Belastingdienst. Met een lach op haar gezicht leidt ze ons door de nieuwe ruimtes, van informele zitplekken bij de entree tot werk- en stilteruimtes bij de gevel, met uitzicht op de vergroende bermen van de Croeselaan en uiteraard Wonderwoods.
Gedragsverandering
De vernieuwde ruimtes zijn onderdeel van een grotere strategie voor het efficiënt implementeren van hybride werken. Het Rijkskantoor in Utrecht is door zijn centrale ligging een belangrijke locatie voor de Belastingdienst en een populaire plek om te zijn. ‘Maar de muren zijn niet van rubber,’ zegt Brunia.
‘De beschikbare ruimte is beperkt en vanuit duurzaamheidsperspectief huren we niet meer meters bij. Dat betekent dat we dus met meer mensen gebruikmaken van de omgeving die er is. Dat maakt dat het gesprek over hóe we samenwerken alleen maar belangrijker wordt.’ Zeker gezien de Rijksbrede bezuinigingen en uitdagingen in menskracht bij zowel de projectleider als de leveranciers van de facilitaire dienst van de Belastingdienst.
Door vaste vlekken ontstaan onzichtbare grenzen, alsof er een Berlijnse muur tussen teams staat”
Qua ruimte komt het uit, zegt Brunia, maar qua beleving niet altijd. ‘Van oudsher hadden teams vaste vlekken waarbinnen zij een geschikte werkplek konden zoeken. Daardoor ontstaan er onzichtbare grenzen, alsof er een Berlijnse muur tussen teams staat. Als het dan vol is in één vlek, wordt dat als druk ervaren en gaan mensen thuiswerken. Terwijl het op een andere verdieping hartstikke rustig kan zijn.’
Wat maakt het dat mensen de overstap naar een andere vlek of verdieping niet maken? Met die vraag is de Belastingdienst een onderzoek gestart om door middel van nudging medewerkers te stimuleren beter gebruik te maken van de beschikbare vierkante meters. Dat begint bij het creëren van een gastvrije omgeving – vanuit de werknemers én de Belastingdienst zelf.
De werkomgeving
Om te zorgen voor een inspirerende werkomgeving waar medewerkers zich op hun gemak voelen, heeft de Belastingdienst de volledige begane grond en eerste verdieping van De Knoop aangepakt. De entreehal is open en laat een enorme hoeveelheid daglicht door. Ondanks een stevige beveiliging voel ik mij hier welkom.
Vanaf de entreezone zijn de vergaderfaciliteiten op de eerste verdieping al te zien en te bereiken via een trap, net als de meer creatievere werk- en overlegplekken die op de begane grond zijn gerealiseerd. Overal staan banken, stoelen en tafels in diverse opstellingen, zodat werknemers kunnen werken, overleggen of ontspannen.
Hybride werken is een wezenlijk onderdeel van aantrekkelijk werkgeverschap”
‘Hybride werken blijft bestaan’, zegt Brunia. ‘Het is een wezenlijk onderdeel van aantrekkelijk werkgeverschap, maar ook van een goede werk-privébalans.’ Dat betekent dat werknemers een inspirerende werkomgeving verwachten waar meer dan alleen een stoel, bureau en scherm te vinden is. ‘Zoals met dit soort fysieke settings,’ zegt Brunia terwijl ze wijst naar stiltewerkplekken, een open vergaderruimte en een levensgroot schaakspel dat voor een andere prikkeling van het brein moet zorgen.
Wil de Belastingdienst dan ook meer mensen naar kantoor halen? Niet per se, zegt ze. ‘We hebben veel verschillende processen, van mensen die veel op pad zijn of individueel aan aanslagen werken tot teams die samen innoveren en ontwikkelen. Er is dus geen blauwdruk qua aantal kantoordagen. Wel verwacht het bestuursteam dat mensen elkaar gemiddeld twee dagen in de week opzoeken om zo kennisoverdracht en continuïteit in kwaliteit van werk te stimuleren. Uiteindelijk staat de opgave waar we als organisatie voor staan centraal, waarbij werkgeluk een belangrijke factor is voor goed resultaat.’
Sharing is caring
Dat brengt uitdagingen met zich mee. Door de toegenomen kantoorbezetting is het voor werknemers, leidinggevenden en het bestuur een zoektocht naar een juiste balans tussen werken op kantoor en werken vanuit huis of elders. ‘Niet op deze etage’, lacht Brunia. ‘Hier is het leuk en fijn om te zijn en het helpt dat deze ruimtes voor iedereen beschikbaar zijn. Maar op de werketages, waar je een mix van bureauwerkplekken en kleine overlegplekken vindt en we onlangs naar een flexfactor van 0,5 zijn gegaan, zijn we nog aan het leren hoe we de beschikbare ruimte optimaal kunnen benutten.’
Want waar zit welke directie? Kunnen zij etages met elkaar delen? En wat zijn dan de logische matches? Volgens Brunia is dat vaak ‘gewoon puzzelen’, maar door de bekende kameel gaat dat toch wringen op de dinsdag en donderdag. Veel teams claimen een plek, waardoor voorkeursplekken moeten worden opgegeven. ‘En als je ergens moet zitten waar jouw team niet is, voelt dat al gauw als een belemmering.’
Daarom wil de Belastingdienst stimuleren dat teams gastvrijer naar elkaar zijn en de hele omgeving in het pand beter benutten. ‘Dat zij zich vrij voelen om op een andere etage te gaan zitten als dat nodig is, en dat andere teams zeggen: “Wat leuk dat je er bent”.’ Dat doet de organisatie stap voor stap, beginnende met het delen van overlegruimtes. ‘Op die ruimtes staat veel druk, maar vaak staat er een verdieping hoger veel leeg. Daar proberen we medewerkers op te wijzen door het gesprek aan te gaan. En hen te stimuleren ook in gesprek te gaan met hun medegebruikers in het pand.’
Maar is de actuele bezetting van werkplekken en overlegruimtes niet allang inzichtelijk? Deels, zegt Brunia. ‘We hebben begin 2023 een bezettingsgraadmeting gedaan en herhalen deze eind september weer. Dan zien we wat het effect in daadwerkelijk gebruik van de werkomgeving is. Daarnaast gebruiken we de data van de vergaderruimtes en observaties.’
We hebben vaak te maken met discussies op basis van onderbuikgevoel”
‘We hebben vaak we te maken met discussies op basis van onderbuikgevoel’, vervolgt ze. ‘Gelukkig gaan de technologische ontwikkelingen hard, dus ik voorzie wel dat we in de toekomst meer real time kunnen gaan monitoren.’
Proof of concept
Wat de exacte nudgingsoplossingen worden, kan Brunia nog niet zeggen. ‘We zitten in een verkennende fase om te bepalen wat er precies speelt, ook in onze andere panden.’ De Belastingdienst wil dat eerst op kleine schaal doen als proof of concept, om de oplossingen vervolgens breder uit te rollen.
Dat gaat dan bijvoorbeeld om het stimuleren van ruimtes waar je in stilte ongestoord kunt werken zonder met ‘het vingertje te wijzen’. Dat is al eens geprobeerd met stiltebordjes, maar volgens Brunia werkte dat onvoldoende. ‘Zodra één begint met praten, is het hek van de dam.’
Toch is de behoefte en dus noodzaak aan stilteruimtes er, want veel bestaande stilteruimtes op het kantoor worden sinds de pandemie gebruikt om te videobellen. Hoe het gedrag te nudgen is naar ‘een ouderwets bibliotheekidee’ is nog de vraag. Dit gaat de Belastingdienst dit najaar onderzoeken in het living lab in het Spark-gebouw in Amsterdam. ‘Veranderingen hebben simpelweg tijd nodig’, zegt Brunia.
Met nudging is echter niet alles op te lossen. Daarom biedt de Belastingdienst ook dialoogbegeleiding aan teams en directies aan om het gesprek met elkaar te voeren over hoe goed samen te werken in een hybride context. ‘Want uiteindelijk zijn het de mensen die de werkomgeving echt inspirerend en waardevol maken.’
