In dit derde deel van onze rubriek over kostenmanagement in FM spreken we met Jesse Manenschijn, senior adviseur Facility Management, Contract Management en Sourcing bij TwynstraGudde.
Wat was in 2025 de grootste kostenpost voor FM?
‘De grootste kostenpost is niet een specifieke facilitaire dienst, maar het verlies aan speelruimte. Veel organisaties hebben geen luxe om te schrappen in ‘nice-to-haves’. Elke taakstelling dwingt organisaties tot moeilijke keuzes: wat blijft overeind, wat gaat eraf? Als die keuzes niet scherp worden gemaakt, stijgen indirecte kosten door inefficiëntie en kwaliteitsverlies.’
‘Maar om dan toch antwoord te geven op de vraag: feitelijk blijft huisvesting de grootste kostenpost binnen FM. Denk aan huur of afschrijving, energie en onderhoud. Tegelijkertijd blijkt uit het marktonderzoek dat circa 68% procent van alle facilitaire diensten wordt uitbesteed. Het grootste deel van de FM‑kosten loopt dus via inkoop.’
‘De prijsstijging van soft services zoals schoonmaak, catering en beveiliging komt vooral door hogere loonkosten en personeelsschaarste bij leveranciers en werkt daarmee direct door in je inkoopcontracten.’
Wat zijn de meest verrassende inzichten op dit vlak?
‘Helaas zie ik regelmatig dat organisaties door taakstellingen of reorganisaties neigen hun organisatie (of initiatieven) plat te leggen. Dat is niet de duurzame oplossing. Natuurlijk moet je kritisch kijken naar projecten, maar alles killen werkt averechts.’
‘Er is te veel korte‑termijnfocus, terwijl juist initiatieven zoals digitalisering of slimme FM‑oplossingen nodig zijn om toekomstbestendig te blijven. Het gaat erom dat je kritisch én wendbaar blijft, zonder stil te vallen. Bijvoorbeeld door kleinschalig te blijven pilotten.’
Eind 2025 publiceerden jullie nieuwe facilitaire kengetallen in jullie kostenflyer. Welke inzichten haal je hieruit?
‘Belangrijk om te beseffen is dat de kostenflyer slechts een indicatief, globaal inzicht in kosten geeft. De spreiding tussen posten is groot en hangt sterk af van keuzes en context. Zo zie je bij schoonmaak en werkplekomgeving dat kwaliteit en frequentie grote invloed hebben op de kosten. Vastgoed heeft een relatief kleine spreiding, maar is wel het aspect dat de meeste invloed heeft op het totaal.’
‘Dit onderstreept dat organisaties niet blind kunnen bezuinigen, maar moeten kijken naar prijs/kwaliteit en hun eigen behoefte. Definieer een goede basiskwaliteit, spiegel die aan de kosten en vraag je af: zijn alle eisen echt nodig of kan een iets lagere standaard voldoende zijn om te besparen? Het draait om bewuste keuzes, niet om rigoureuze afslanking.’
Hoe kunnen FM'ers zich voorbereiden op de huidige kostenstijgingen?
‘Veel organisaties waarvoor we werken worden geconfronteerd met bezuinigingen. Zowel in de publieke als in de commerciële sector. Goede keuzes maken begint met inzicht: welke producten en diensten zijn voor jouw organisatie cruciaal? Wat is de prijs-kwaliteitverhouding en hoe verhouden keuzes zich tot lange termijn doelen zoals duurzaamheid?’
‘Gebruik kostenanalyses en benchmarks om grip te krijgen en vergelijk appels met appels: gaat het om FM in brede zin, hard of soft services of een specifieke dienst? Zijn sectoren wel vergelijkbaar? Want een kantooromgeving is iets heel anders dan een fabriek. Alleen sturen op één kengetal is daarom te kort door de bocht.’
Het laatste wat je wilt, is veel eerder dan verwacht tegen je financiële plafond aanlopen”
‘Daarnaast loont het om kritischer naar volume te kijken. De inkoop kan relatief 'goedkoop' zijn, maar de echte winst zit vaak in minder panden en vierkante meters. Dat rekent direct door in je soft services en kan structureel bijdragen aan kostenbeheersing.’
‘Dit vraagt flexibiliteit in contracten. Er zullen ook weer financieel betere tijden komen, dus denk vooruit in je inkooptrajecten. Het laatste wat je wilt, is veel eerder dan verwacht tegen je financiële plafond aanlopen en opnieuw moeten aanbesteden. Zorg daarom dat contracten ruimte bieden voor verandering: denk aan downsizing van panden, uitbreiding met extra diensten of nieuwe afnemers. Voorzie dit in je scopeomschrijving, zodat je niet vastloopt.’
